Varför högsäsongen kräver en annan plan än resten av året

Black Week, mellandagsrea och julhandel pressar samman stora delar av årets volym under några få veckor. Det som skiljer högsäsongen från en vanlig försäljningstopp är att flera saker sker samtidigt: ordervolymen ökar kraftigt, leveransfristerna blir strängare eftersom kunderna ska ha varorna före jul, och strax efter nyår kommer ofta en ny våg – med returer.

En bemannings- och lagerplan som är dimensionerad för en genomsnittlig månad håller sällan när allt detta inträffar samtidigt. Ska högsäsongen gå smärtfritt måste kapaciteten planeras specifikt för den – inte justeras efter hand när problemen redan har uppstått.

Vanliga fallgropar inför Black Week och jul

• Bemanning och lagerplats planeras utifrån en genomsnittlig månad, inte utifrån förra årets faktiska volymtopp.
• Förpackningsmaterial och förbrukningsmaterial tar slut mitt i säsongen, vilket stoppar utskick just när volymen är som störst.
• Bristande överblick över lagersaldo mellan försäljningskanaler leder till restorder, avbrutna köp och missnöjda kunder.
• Det finns ingen avsatt kapacitetsbuffert för kampanjer som slår bättre än förväntat.
• Returvågen i januari underskattas, så att returer och nytt varuparti konkurrerar om samma lagerplats och bemanning.

Så förbereder du lager och logistik i god tid

Se på förra årets siffror. Använd era egna försäljnings- och logistikdata från förra högsäsongen för att hitta när volymtoppen faktiskt nådde lagret – inte bara när kampanjerna startade – och planera bemanning och kapacitet utifrån det.

Säkra förpackningsmaterial och förbrukningsmaterial tidigt. Beställ i god tid, så att leverantörernas egna leveranstider under högsäsongen inte stoppar era utskick.

Klargör kapaciteten med logistikpartnern i god tid. Vänta inte till november med att meddela förväntad volym – ju tidigare din partner vet vad som väntar, desto bättre kan bemanning och lagerplats anpassas.

Kommunicera tydliga leveransfrister till kunderna. Var tydlig i nätbutiken med när sista beställningsdag är för att hinna leverera före jul, så att förväntningarna stämmer med det ni faktiskt klarar av att leverera.

Planera för returvågen i januari. Avsätt kapacitet för retur samtidigt som nytt varuparti efter jul ska in på lager, så att de två inte går ut över varandra.

Varför ett 3PL-samarbete kan vara en trygghet under högsäsongen

Vi kombinerar ett erfaret team med Ongoing Warehouse, Blue Robot, Pick to Light och automatisk emballering, adressering och sortering av paket – vilket gör att vi kan hantera stora volymtoppar utan en motsvarande ökning av felfrekvensen.

Eftersom vi har lager både i Hærland i Norge och i Årjäng i Sverige har vi också en extra kapacitetsbuffert att ta av när volymen svänger – och som dotterbolag i Lundeby Gruppen kan vi anpassa bemanning och lagerplats vid kampanjer och säsongstoppar genom att dra på kompetens och kapacitet inom hela koncernen. Se Nettvarehotellet i siffror för mer om vår kapacitet.

Behöver ni extra förpackningsmaterial, packsedelsbilagor eller andra kundanpassade trycksaker med kort varsel under högsäsongen, kan systerbolaget Aksell bistå med tryck- och produktionstjänster som ett komplement till lager- och logistikleveransen.

Checklista: det här bör du göra inför högsäsongen

• Ta fram förra årets order- och volymsiffror, och identifiera när volymtoppen faktiskt nådde lagret.
• Meddela din logistikpartner om förväntad volym och eventuella kampanjer i god tid – inte i sista minuten.
• Kontrollera att förpackningsmaterial och förbrukningsmaterial är beställt med god marginal före Black Week.
• Publicera tydliga leveransfrister för jul i nätbutiken, anpassade till det ni faktiskt kan leverera.
• Avsätt kapacitet och lagerplats för returhantering i januari, utöver nytt varuparti.

Vill du kontrollera gällande avsändningsfrister för jul hittar du uppdaterad information hos Posten Bring – avsändningsfrister för julpost.