Hvorfor høysesongen krever en annen plan enn resten av året

Black Week, romjulssalg og julehandel presser sammen store deler av årets volum i løpet av noen få uker. Det som skiller høysesongen fra en vanlig salgstopp, er at flere ting skjer samtidig: ordrevolumet øker kraftig, leveringsfristene blir strengere fordi kundene skal ha varene før jul, og rett etter nyttår kommer gjerne en ny bølge – med returer.

En bemannings- og lagerplan som er dimensjonert for en gjennomsnittlig måned, holder sjelden når alt dette treffer samtidig. Skal høysesongen gå knirkefritt, må kapasiteten planlegges spesifikt for den – ikke justeres underveis når problemene allerede har oppstått.

Vanlige fallgruver før Black Week og jul

• Bemanning og lagerplass planlegges ut fra en gjennomsnittlig måned, ikke ut fra fjorårets faktiske volumtopp.
• Emballasje og forbruksmateriell blir tomt midt i sesongen, noe som stopper utsendelser nettopp når volumet er størst.
• Manglende oversikt over lagerbeholdning på tvers av salgskanaler fører til restordrer, kansellerte kjøp og misfornøyde kunder.
• Det er ikke satt av kapasitetsbuffer for kampanjer som treffer bedre enn forventet.
• Returbølgen i januar undervurderes, slik at retur og nytt vareparti konkurrerer om samme lagerplass og bemanning.

Slik forbereder du lager og logistikk i god tid

Se på fjorårets tall. Bruk egne salgs- og logistikkdata fra forrige høysesong til å finne når volumtoppen faktisk traff lageret – ikke bare når kampanjene startet – og planlegg bemanning og kapasitet ut fra det.

Sikre emballasje og forbruksmateriell tidlig. Bestill i god tid, slik at leverandørenes egne leveringstider i høysesongen ikke stopper utsendelsene dine.

Avklar kapasitet med logistikkpartneren i god tid. Ikke vent til november med å melde fra om forventet volum – jo tidligere partneren din vet hva som kommer, jo bedre kan bemanning og lagerplass tilpasses.

Kommuniser tydelige leveringsfrister til kundene. Vær tydelig i nettbutikken på når siste frist for bestilling er for å rekke levering før jul, slik at forventningene stemmer med det dere faktisk klarer å levere.

Planlegg for returbølgen i januar. Sett av kapasitet til retur samtidig som nytt vareparti etter jul skal inn på lager, slik at de to ikke går på bekostning av hverandre.

Hvorfor et 3PL-samarbeid kan være en trygghet i høysesongen

Vi kombinerer et erfarent team med Ongoing Warehouse, Blue Robot, Pick to Light og automatisk emballering, adressering og sortering av pakker – noe som gjør at vi kan ta unna store volumtopper uten en tilsvarende økning i feilrate.

Fordi vi har lager både i Hærland i Norge og i Årjäng i Sverige, har vi også en ekstra kapasitetsbuffer å spille på når volumet svinger – og som datterselskap i Lundeby Gruppen kan vi tilpasse bemanning og lagerplass ved kampanjer og sesongtopper ved å trekke på kompetanse og kapasitet på tvers av konsernet. Se Nettvarehotellet i tall for mer om kapasiteten vår.

Trenger dere ekstra emballasje, pakningsvedlegg eller annen kundetilpasset trykksak på kort varsel i høysesongen, kan søsterselskapet Aksell bistå med print- og produksjonstjenester som et supplement til lager- og logistikkleveransen.

Sjekkliste: dette bør du gjøre før høysesongen

• Hent ut fjorårets ordre- og volumtall, og identifiser når volumtoppen faktisk traff lageret.
• Meld fra til logistikkpartneren din om forventet volum og eventuelle kampanjer i god tid – ikke i siste liten.
• Sjekk at emballasje og forbruksmateriell er bestilt med god margin før Black Week.
• Publiser tydelige leveringsfrister for jul i nettbutikken, tilpasset det dere faktisk kan levere på.
• Sett av kapasitet og lagerplass til returhåndtering i januar, i tillegg til nytt vareparti.

Vil du sjekke gjeldende sendefrister for jul, finner du oppdatert informasjon hos Posten Bring – sendefrister for julepost.